ビジネスメールを作成する際に気を付けたい表現

2021/05/16

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近時では、仕事でもチャットツールを使う場面が増えてきましたが、現在でも、メールは主要なコミュニケーションツールです。メールは、口頭やチャットでのやり取りに比べ、一定の型を求める人も多いと思います。一方、そのような型を身に着ければ、メールで印象を良くすることも可能です。この記事では、ビジネスメールにおけるよくある悩みを取り扱います。

書き出しはどうすればいい?

メールの書き出しは、最初に相手の目に留まる部分ですので、是非とも大切にしたい部分です。
まず、本文の冒頭には、宛名として、受信者である相手の名前を明記します。
その後には、簡単な挨拶文を入れることが多いです。例えば、「いつも大変お世話になっております。」といった挨拶分が一般的です。
さらに、「いつも大変お世話になっています」以外の表現に挑戦してみたいという方は、相手との関係性に従って、挨拶の種類を変えることがおすすめです。例えば、素早い返信をしてくれた相手には「早速のご返信をありがとうございます。」や、業務に関して助力をして貰った場合には「おかげさまで、○○の件を無事に終えることができました。」といった挨拶文が考えられます。

自分のことはなんて呼ぶ!?

メールの本文において、自分自身のことは「私」と表記するのが一般的です。最もオーソドックスな表現であるため、どなたにもおすすめできます。
その他の表現としては、「当方(とうほう)」や「小職(しょうしょく)」があります。当方は、男女関係なく使用でき、自分が所属している会社や部門を指します。個人を指す一人称としては用いないため、ご注意ください。
また、「小職」は、男女関係なく使用できるものの、「官職についている人が自分の役職を謙遜して使う言葉」であり、その他の方が使用するのは避けた方がよいようです。

終わりよければすべてよし?

メールの締めの部分には、「よろしくお願いいたします」との表現を使用することが多いと思います。
この表現も良いのですが、締めの部分は、相手に対して、このメールで何を伝えかったのかを改めて示すことのできる部分です。
例えば、返信が欲しい場合には、「お手数をおかけいたしますが、ご回答いただけますと幸いです。」、検討して欲しい事項がある場合には「ご検討のほどよろしくお願いいたします。」といった表現ぶりとすることでより円滑なコミュニケーションを図ることができます。返信が欲しいにも関わらずこの部分を濁してしまうと、メールを送ったのに返信がこない…という事態にも繋がりかねませんので、相手のアクションが欲しい場合は締めの部分に明示することを心がけるとよいでしょう。
また、メールの最後には、署名も忘れずに記載したいですね。

最後に

メールは、相手に自分を印象付ける重要なコミュニケーションツールです。メール相手に的確に連絡事項を伝えることはもちろんのこと、相手との関係性を考えつつ、+αを意識して、円滑なコミュニケーションを行っていきましょう。

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