助けて!ビジネスメールでの失敗

2021/03/04

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皆さんは、ビジネスメールでの間違いをしてしまったことはありませんか。この記事では、いまさら聞けないビジネスメールの基本や、仮にミスをしてしまった場合の対応策をご紹介していきます。

いまさら聞けないビジネスメールの基本

CCとBCCの役割

メールには、宛先以外に、CCとBCCの欄があります。
CCに入力したアドレスは、そのメールの受信者全員が見ることができます。他の受信者が分かるため、CCは、メール内容をグループやプロジェクトチームで情報共有したい場合などに適しています。
BCCに入力したアドレスは、受信者には表示されません。他に誰が受信したか分からないため、BCCは、不特定多数者や面識のない人達に一斉に送信する場合に適しています。BCCを使用して送信する場合には、メールの冒頭に「BCCで一斉送信しています」と記載すると、受信者側にとって親切です。

添付のマナー

添付ファイルを付けて送信する際には、受信者の受信できる容量や拡張子(.doxや.xlsxや.pdfや.jpg)に気を配るようにするとスムーズです。また、大容量のファイルを送信する際には、「大容量ファイル転送サービス」などの利用も便利です。

HTML方式?テキスト方式?

メールには、HTML方式とテキスト方式があります。HTML方式を利用すると、本文中に画像を入れたり、色や字体を変えたりすることができます。一方、テキスト方式では、文字のみの形式となり、HTML方式のような機能はありません。

環境依存文字って

テキスト形式のメールであっても、使用する文字の種類などによっては、文字化けをしてしまうことがあるため注意が必要です。環境依存文字としては、丸付きの数字(①など)、かっこつきの数字(⑴)、ローマ数字(Ⅰ)、かっこ付きの漢字(㈱など)、記号(〒など)が挙げられます。

ミスをしてしまったときの対応

未完成のメールを送ってしまった場合

誤って未完成のメールを送信してしまった場合には、焦らずに、件名に「再送」といった表記をして、本文に未完成のメールを送付してしまったことを詫びる旨と未完成のメールの削除をお願いする旨を記載した完成版のメールを送るという対応策をとることがよいとされています。

文字化けしていて読めないと言われてしまった場合

何かしらの不具合が起きていることが多いので、文字化けしてしまったことを詫びるとともに、文面をワードファイルなどに貼り直して、添付ファイルとして再送するといった方法をとることが考えられます。

BCCのつもりがCCで送付してしまっていた場合

これは、個人情報保護の観点から非常に危険なミスとなってしまう可能性がありますので、きちんと対応することが重要です。CCで送付してしまった相手全員に、電話などで謝罪の連絡を行い、該当メールの削除をお願いすることが考えられます。

さいごに

メールでのミスは、ついやってしまいがちなものも多いので、自分がよくしてしまうミスについて自覚し、必ず送信する前に確認をすることが重要です。また、ご自身が使用しているメールソフトの便利な使い方もあわせて確認すると、ミスをなくすことにつながることになるかと思います。日々の積み重ねで、ミスのない仕事を目指しましょう。

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